XE Opole- skanery, kserokopiarki, drukarki

Pogromcy chaosu informacji czyli digitalizacja w firmach

  • Maj 31, 2017

Pamiętacie może film, w którym czterech przebranych za hydraulików facetów lata po całym Nowym Jorku w pogoni za istotami z innych wymiarów? Nawiązuje w tym miejscu do „Pogromców duchów” nieprzypadkowo. Chaos informacji w naszych firmach jest na co dzień niewidoczny i dopóki nie stwarza nam zbyt dużych problemów staramy się go nie zauważać lub po prostu nie zdajemy sobie sprawy z jego istnienia.

Takich „duchów” po naszych biurach snuje się mnóstwo. Nie wszystkie z nich może straszą, ale gdy się pojawiają w grupie mogą przysporzyć nam wielu kłopotów.

Duża ilość dokumentów w naszych biurach przeważnie kojarzy się nam z hałdami papieru zalegającymi w szafach. Nawet gdy są poukładane i odpowiednio opisane, dostęp do poszczególnych informacji wymaga czasem prawie że detektywistycznych zdolności. Co zrobić, gdy nie każdy z nas ma ochotę bawić się w Sherlocka Holmesa?

Jeśli masz już dość chaosu związanego z dokumentacją w twoim biurze – czas zamienić szafy na dyski. Digitalizacja  pozwoli na uprządkowanie zasobów informacji w twojej firmie. Cyfrowe dane zwiększają efektywność pracy poprzez ulepszenie przepływu informacji w biurze, pozwalają na szybkie wyszukiwanie interesujących nas treści, ułatwiają przeprowadzanie analiz mniej lub bardziej złożonych procesów. E-dokumenty, w końcu, zajmują mniej miejsca niż ich papierowe odpowiedniki, które na co dzień upychamy do przepastnych szaf.

Informacje są wszędzie i występują w niezliczonych formach. Są w mailach, papierowych dokumentach, postach czy filmach umieszczanych w sieci. Dodatkowo zarządzanie nimi może utrudniać fakt, że pochodzą one z wielu źródeł. Są zapisywane na komputerze, na dyskach sieciowych, na urządzeniach przenośnych takich jak pamięci USB, czy w końcu na smartfonach i tabletach. Spora część z tych informacji jest nieporządkowana, co utrudnia zarządzanie nimi i zminiejsza potencjał rozwojowy firm. Dlatego świat biznesu poszukuje wciąż lepszych rozwiązań, aby stawić czoła górom rosnących informacji. Digitalizacja jest właśnie jednym z nich.

Niestety, bez odpowiednich narzędzi cyfryzacja dokumentacji może zająć całe wieki i stać się jednym z najbardziej znienawidzonych zadań.

Co zrobić, aby nie dokładać sobie nie potrzebnie dodatkowej pracy? Przed takim właśnie pytaniem stanęli producenci skanerów Kodak Alaris, specjalnie zaprojektowanych do skanowania dużej ilości dokumentacji, nawet tej bardzo zniszczonej. Dzięki takim skanerom i dołączonemu do nich oprogramowaniu możliwe jest zeskanowanie za jednym razem dokumentów o różnej wielkości, grubości i stanie fizycznym. Wiele zadań odbywa się automatycznie, a to znacznie przyśpiesza cały proces digitalizacji. Zastosowanie rozwiązań OCR czyli rozpoznawania zeskanowanych tekstów znacznie ułatwia znalezienie informacji, które nas interesują.

Cyfrowe dane mają z pewnością wiele plusów, ale też i miniusy. Jednym z nich jest ich trwałość. Papierowe dokumenty o wiele trudniej jest zniszczyć przez przypadek. Wystarczy jednak chwila nieuwagi, aby nieumyślnie wykasować coś na komputerze. Cyfrowe dane nie muszą wcale „przepaść” z naszej winy lecz na skutek awarii sprzętu. Takie sytuacje się  zdarzają, dlatego zawsze warto postępować w myśl zasady „two is one and one is none”, czyli dwie kopie to jedna, a jedna to nic.

Minusów zwiazanych z cyfryzacją znalazło by się jeszcze kilka, ale zalet jest za pewne znacznie więcej. Zostańmy więc pogromcami chaosu informacji w naszych firmach, powstrzymajmy „bałagan w papierach” i uporządkujmy dane w taki sposób abyśmy mogli z nich szybko korzystać.

Więcej o skanerach Kodak Alaris na stronie: http://skanery.opole.pl/

 

Autor: Daniel Cyris